Jeżeli prowadzisz firmę zobowiązaną do stosowania przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML), to procedura KYC jest jednym z ważniejszych obowiązków, jakie musisz spełniać w ramach AML.
Zastanawiasz się co to znaczy? KYC to akronim od Know Your Customer, a więc „poznaj swojego klienta”. Jest to procedura, której celem jest m.in. ustalenie tożsamości klientów w celu zapobiegania praniu pieniędzy.
Firmy zobowiązane do stosowania przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (sprawdź w naszym wpisie „Kto ma obowiązek wdrożyć AML w swojej firmie?”) mają obowiązek przeprowadzania takiej procedury, by ustalić tożsamość swoich klientów czy ogólnie podmiotów, z którymi wejdą we współpracę.
Obowiązek ten jest jednak szerszy niż ustalenie danych osobowych. O czym jeszcze trzeba wiedzieć? Zapraszam do naszego wpisu i naszym materiałów.
Zacznę od wyjaśnienia, po co w praktyce przeprowadzać taką procedurę. Jeżeli mamy coś stosować, to warto rozumieć, po co to w ogóle robimy?
Jak wspomniałem, procedura KYC jest częścią działania wchodzącego w przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu.
Jeżeli mamy do czynienia np. z praniem pieniędzy, to osoby stojące za tym procederem, najczęściej starają się ukryć swoją tożsamość. A więc przykładowo, zakładają spółkę na tzw. „słupa” (osobę podstawioną) albo działają poprzez spółki, w których wspólnikami są inne spółki, a dalej właścicielami są jakieś fundacje czy podmioty zarejestrowane w odległych rajach podatkowych.
Wszystko po to by maksymalnie utrudnić zrozumienie, skąd pochodzą pieniądze i do kogo one należą.
Poprzez stosowanie procedury KYC znacznie utrudnisz takie działanie – dopytując i weryfikując kolejne dane osobowe łatwo zorientujesz się, że coś jest nie tak. Że Twój potencjalny klient nie jest tym za kogo się podaje lub że tak naprawdę – to nie on stoi za danym biznesem tylko zupełnie kto inny.
To naprawdę ważne, dając się wciągnąć – nawet nieświadomie – w obrót nielegalnymi pieniędzmi można sobie narobić poważnych kłopotów. Stosując więc procedurę KYC będziesz w stanie odpowiednio wcześnie zreflektować się, że sprawa jest podejrzana albo przynajmniej będziesz móc wykazać, że zrobiłeś/łaś wszystko do czego zobowiązywały Cię przepisy.
Dlatego procedura KYC jest właściwie kluczowym zestawem działań w całym procesie AML. Zachęcam Cię do obejrzenia naszego video, w którym w praktyczny sposób wyjaśniam jak stosować procedurę AML.
Tytułem jeszcze uzupełnienia – procedura KYC to składowa tak zwanych Środków Bezpieczeństwa Finansowego, a więc wszystkich działań, które podmioty obowiązane muszą wykonywać w związku z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Więcej o tym dowiesz się z powołanego wyżej video.
Kto w takim razie ma obowiązek prowadzenia procedury KYC?
Zacznę od stwierdzenia, że w obecnych czasach warto by każdy przedsiębiorca przeprowadzał taką procedurę, choćby na niewielką skalę, u siebie w firmie. Dzięki temu możesz sprawdzić czy dana osoba nie jest objęta sankcjami (każdy przedsiębiorca ma obowiązek to zrobić!) ale też z praktycznego punktu widzenia – będziesz miał/a dane klienta, co znacznie ułatwia np. rozliczenia, może zostać wykorzystane także np. w marketingu (choć to oczywiście przy spełnieniu innych warunków np. z RODO).
Ale zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu procedurę KYC muszą stosować wszystkie podmioty określone jako podmioty obowiązane. Są to między innymi:
Jeżeli prowadzisz działalność w którejkolwiek z powyższych branż, to masz obowiązek stosowania przepisów AML i wykonywania procedury KYC.
Te dane musisz zebrać samodzielnie np. prosząc klienta o ich wysłanie. W naszym Programie SiP AML znajdziesz wygodne formularze online, które pozwolą Ci łatwo uzupełnić i zapisać wszystkie potrzebne dane.
Jak zrobić taką weryfikację? Najlepiej oczywiście z dowodu osobistego czy paszportu ale można np. poprosić taką osobę o wykonanie przelewu weryfikacyjnego z osobistego rachunku bankowego takiej osoby. Więcej sposobów omawiam we wspomnianym wcześniej video.
W ramach procedury KYC musisz także:
Wymienione cztery etapy to podstawowy zakres prowadzenia procedury KYC. Powinny być one wykonane z innymi Środkami Bezpieczeństwa Finansowego, a więc:
Znów, pomoże Ci w tym nasz formularz online „asystent oceny ryzyka”, dzięki któremu szybko sprawdzisz czy jest ryzyko współpracy z daną osobą czy nie.
Na szczęście jest sporo możliwości bez wypytywania klienta o jego poufne dane finansowe czy biznesowe.
Więcej jak dobrze monitorować transakcje gospodarcze klienta dowiesz się też z naszego filmu jak stosować Środki Bezpieczeństwa Finansowego
Lista czynności jakie należy podjąć w ramach KYC zależy więc od tego, co uda nam się ustalić wykonując kolejne kroki. W uzasadnionych przypadkach będziemy potrzebowali więcej danych, aby dobrze przeanalizować sytuację. Można powiedzieć, że jest to proces dynamiczny.
Zbierając dane w ramach procedury KYC koniecznie należy zawsze ustalić:
Zwróć uwagę, że informacje wskazane w obydwu powyższych punktach możesz uzyskać pytając o nie w kontekście Waszej współpracy i przygotowania się do wykonywania usług dla klienta.
Jeśli potrzebujesz pomocy we wdrożeniu lub prowadzeniu dla Ciebie procedur AML w firmie – napisz do nas!
