Jak wdrożyć w firmie procedury AML?

W dniu 31 października 2021 r. weszły w życie nowe przepisy mające na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – w skrócie AML.

Jak zwykle, oznacza to nowe obowiązki nakładane głównie na przedsiębiorców. Kto musi wdrożyć procedury AML w firmie oraz jak ich później przestrzegać? Jakie obowiązki mają przedsiębiorcy i jak je zrealizować? Wszystko opisuję poniżej w artykule.

Co oznacza AML?

AML to skrót od „Anti Money Laundering”, czyli w tłumaczeniu na język polski – przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Zmiana polskich przepisów ma na celu dostosowanie ich do przepisów europejskiej dyrektywy AML i zwiększenie efektywności systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu poprzez wprowadzenie wymogów prawnych związanych z prowadzeniem określonych działalności gospodarczych w Polsce.

W uproszczeniu: nowe przepisy nakładają nowe obowiązki oraz rozszerzają listę podmiotów, które muszą te obowiązki stosować. Wszystko w imię walki z praniem pieniędzy, czyli z legalizacją pieniędzy pochodzących z przestępstw. Idea zakłada, że czym trudniej będzie zalegalizować „brudne” pieniądze, tym mniej będzie chętnych do zarabiania ich w sposób nielegalny.

Kto musi wdrożyć procedurę AML?

Nowe przepisy (znowelizowana ustawa z 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu) określają katalog podmiotów (tzw. „instytucji obowiązanych”), które zobowiązane są do wdrożenia AML.

Takimi instytucjami obowiązanymi byli dotychczas m.in.:

1. Przedsiębiorcy – w zakresie w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10.000 euro (przy czym bez znaczenia jest, czy jest to jedna operacja, czy też kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane);
2. Krajowe instytucje płatnicze, małe instytucje płatnicze oraz biura usług płatniczych;
3. Przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową;
4. Kantory kryptowalut.

Od 31 października 2021 r. katalog instytucji obowiązanych został jednak rozszerzony i obecnie dotyczy także m.in.:

1. Księgowych i wszystkich podmiotów świadczących usługi związane z doradztwem i obsługą podatkową, nawet jeżeli są to jednoosobowe biura rachunkowe;
2. Galerie sztuki i domy aukcyjne;
3. Pośredników w obrocie nieruchomościami, z wyłączeniem czynności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami zmierzających do zawarcia umowy najmu lub dzierżawy nieruchomości, lub ich części, w której miesięczny czynsz został określony w wysokości mniejszej niż równowartość 10 000 euro.

Branże te zostały uznane za szczególnie ważne w procesie prania pieniędzy, stąd nałożono na nie dodatkowe obowiązki prawne.

Obowiązki związane z AML

Przepisy nakładają na instytucje obowiązane (czyli m.in. wszystkie wcześniej wymienione podmioty) szereg obowiązków, z których trzeba wymienić w szczególności:

1. Wyznaczenie kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnej za wdrażanie i wykonywanie obowiązków AML;
2. Identyfikowanie i weryfikację tożsamości klientów;
3. Wdrożenie działań o charakterze organizacyjnym, w tym przygotowanie i przestrzeganie wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, jak również procedury anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
4. Przeprowadzanie szkoleń z realizacji obowiązków związanych z AML.

Procedura AML – jak wdrożyć?

Wyżej opisałem już podmioty zobowiązane do wdrożenia AML oraz obowiązki jakie w związku z tym mają. Ale co w praktyce oznacza wdrożenie AML?

Wdrożenie AML to szereg czynności jakie należy wykonać, przestrzegać oraz powtarzać, żeby działanie firmy było zgodne z AML.

1. Po pierwsze, należy wyznaczy osobę (najlepiej z kadry kierowniczej), która przejdzie szkolenie z zakresu wdrażania AML;
2. Następnie osoba ta powinna przeszkolić pozostałych pracowników firmy w temacie wdrażania i przestrzegania procedury AML;
3. Kolejny krok to opracowanie analizy ryzyka, a więc dokumentu, w którym sprecyzowane zostaną obszary działania danej firmy, w których istnieje zagrożenie naruszenia zasad AML. Przykładowo, może być to obszar przyjmowania sporych wpłat gotówkowych albo płatności za liczne usługi od powiązanych ze sobą w niejasny sposób spółek;
4. Finalnie, koniecznie jest opracowanie wewnętrznej procedury AML. Procedura ta musi regulować określone w art. art. 50 ust. 2 ustawy AML sprawy takie jak:

– czynności i działania na rzecz ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i zarządzania zidentyfikowanym w firmie ryzykiem

– zasady rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu w danym przedsiębiorstwie

– określać środki stosowane w celu zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu

– określać zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego

– określać zasady przechowywania dokumentów oraz informacji w firmie

– określać zasady współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej,

– zasady szkolenia pracowników instytucji obowiązanej

– zasad zgłaszania przez pracowników naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

– zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze;


Ta procedura to w rzeczywistości instrukcja, regulująca jak wszystkie zaangażowane w działania firmy osoby powinny wykonywać swoje obowiązki by stale spełniać wymogi AML. Szczególne znaczenie ma ustalenie sposobów zgłaszania przez pracowników naruszeń zasad AML – wdrożenie AML idzie w parze z nowymi przepisami o tzw. sygnalistach, a więc o osobach zgłaszających naruszenia przepisów AML (i wielu innych) w danym przedsiębiorstwie.

Procedura KYC (Know Your Customer)

Uzupełnieniem procedury AML jest procedura KYC (Know Your Customer), a więc „poznaj swojego klienta”. Procedura ta zakłada obowiązek wykonania działań w celu identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości.

W praktyce chodzi więc o opisanie czynności jakie należy podjąć by:

1. Zidentyfikować i zweryfikować swojego klienta – najprostszy przykład to np. wylegitymowanie się dowodem osobistym,
2. Zidentyfikować i zweryfikować beneficjenta rzeczywistego klienta – a więc ocenić, kto w przypadku np. sp. z o.o. czy spółki akcyjnej jest osobą rzeczywiście decydującą w firmie i sprawującą nad nią kontrolę
3. Zidentyfikować osoby zajmujące eksponowane stanowisko polityczne (tzw. PEP)
4. Oraz ocenić stosunki gospodarcze i transakcje okazjonalne i związane z nimi ryzyko

Te obowiązki identyfikacyjne będzie trzeba realizować głównie w oparciu o informacje ujawnianie w różnych rejestrach, takich jak: CEIDG, KRS, CRBR i inne. W przyszłości mają powstać jeszcze dwa dodatkowe rejestry: rejestr walut wirtualnych oraz spółek i trustów.

Sankcje za naruszenia przepisów AML

Za naruszenie przepisów AML, w tym np. za niewyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wykonanie obowiązków AML, brak sporządzenia oceny ryzyka czy też wewnętrznej procedury AML, przepisy przewidują możliwość nałożenia kary administracyjnej, a nawet karnej.

Ponadto, odpowiednie wdrożenie i przestrzeganie przepisów AML w firmie pozwala zmniejszyć ryzyko, że firma będzie uczestniczyła m.in. w niezgodnych z prawem procederach. A za uczestnictwo w podejrzanych prawnie transakcjach grożą kary z kodeksu karnego i kodeksu karno skarbowego.

Tym samym odpowiednie zidentyfikowanie ciążących na firmie obowiązków jak również prawidłowe ich wdrożenie jest tak ważne.

Jeśli potrzebujesz się dowiedzieć, czy AML dotyczy także Ciebie lub też masz wątpliwości w zakresie prawidłowego wdrożenia AML, napisz do mnie.